Ter uitbreiding van ons team zijn wij op zoek naar een flexibele Office Manager (24 uur) als gezicht van onze organisatie met een sleutelrol voor het ondersteunen van onze psychologen en het uitvoeren van onze administratieve processen in de breedste zin van het woord.

Wie ben jij?
Je hebt een HBO werk- en denk niveau, schakelt gemakkelijk tussen werkzaamheden en raakt snel vertrouwd met computersystemen. Je bent hét visitekaartje van onze organisatie.

Je bent een administratieve duizendpoot die ervan houdt processen te optimaliseren en de juiste opvolging te geven Daarbij werk je zorgvuldig en oplossingsgericht en je hebt een dienstverlenende en flexibele instelling waarmee je klaarstaat voor je collega’s en voor onze cliënten en opdrachtgevers. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift en ook in het Engels weet jij je goed te redden. Je hebt al enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie en je houdt van een dynamische omgeving waarin jouw expertise en ervaring op waarde wordt geschat. Je bent in staat de rust te bewaren bij drukte en je werkt proactief en planmatig.

Bij MindSign geloven we in het creëren van jouw ideale baan die aansluit bij jouw interesses en kwaliteiten. Lijkt het je bijvoorbeeld leuk om ook marketing of communicatie gerelateerde zaken op te pakken zoals het meeschrijven aan social media posts, websiteteksten actualiseren of referenties opvragen bij onze opdrachtgevers? Of ligt je interesse meer op andere gebieden? Alles is bespreekbaar en we onderzoeken altijd de mogelijkheden.

Wat zijn je werkzaamheden?
Front Office:
– Je bent hét aanspreekpunt voor onze cliënten en opdrachtgevers;
– Je beheert het telefoon- en mailverkeer en zorgt voor een warm ontvangst voor onze cliënten op locatie;
– Je verwerkt nieuwe aanmeldingen en belt cliënten om een afspraak in te plannen bij onze psychologen.

Administratieve ondersteuning:
– Je biedt ondersteuning aan onze psychologen in onze vestigingen in Houten en Zoetermeer;
– Je plant en wijzigt afspraken met opdrachtgevers en collega’s;
– Je organiseert alle zaken rondom onze trainingen zoals het uitnodigen en informeren van deelnemers, het ophalen van alle benodigde informatie, het versturen en verzamelen van evaluaties etc.;
– Je schrijft offertes en brengt deze uit naar (potentiële) opdrachtgevers;
– Je dubbel checkt belangrijke rapportages voordat ze de deur uit gaan;
– Je werkt in ons cliëntvolgsysteem Cliendo en doet hierin aanpassingen indien nodig;
– Je maakt overzichten van al onze opdrachtgevers en ondersteunt je collega’s in het relatiebeheer;
– Je notuleert tijdens onze meetings;
– Je ondersteunt MindSign met de financiële administratie;
– Je draagt zorg voor een waterdichte privacy in al je werkzaamheden;
– Je organiseert onze inspiratiemiddagen voor opdrachtgevers en zorgt dat alles op rolletjes verloopt.

Locatiebeheer:
– Je zorgt dat alle locaties nooit misgrijpen en draagt zorg voor het voorraadbeheer;
– Bij adhoc problemen schakel je snel en ontzorg je de psychologen;
– Je werkt actief mee aan het verder ontwikkelen van MindSign, samen met de andere teamleden. Eigen initiatieven worden zeer gewaardeerd!

• Wat bieden wij?
  Een uitdagende en afwisselende baan in een inspirerende werkomgeving.
• Betrokken collega’s en onderdeel uitmaken van een gezellig en hecht team.
• Een prima salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals deelname aan een pensioenregeling en een welzijnsbudget.
• Een prettige, veilige werkomgeving. Met voldoende aandacht voor jouw eigen mentale conditie, waaronder de balans tussen werk en privé.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en kansen om te groeien binnen jouw vakgebied.

Wie zijn wij?
MindSign zet zich in om de mentale gezondheid van medewerkers én organisaties te verbeteren. Ons team van psychologen en professionals werkt zowel preventief als curatief voor diverse opdrachtgevers met als doel een goede mentale conditie voor iedereen! Persoonlijke aandacht, resultaatgerichtheid en kwalitatief goede zorg staat bij ons hoog in het vaandel.

Interesse?
Stuur je motivatie en CV naar Renske van de Kar, Operationeel Manager renske@mindsign.nl
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Renske van de Kar via 06-19115362
Of kijk op www.mindsign.nl.